Ohjeet: Teams

Teamsiin kirjaudutaan OPAS-tunnuksella:

• henkilökunta: etunimi.sukunimi@edu.turku.fi
• oppilaat: tunnus@edu.turku.fi

Teamsia voi käyttää joko nettiselaimella tai työpöytäsovelluksella. Selainversion löydät menemällä osoitteeseen https://edu.turku.fi ja valitsemalla Microsoft 365. Työpöytäsovelluksen voit tarvittaessa asentaa menemällä ensin selainversioon ja valitsemalla sitten yläreunan kolmen pisteen alta valinnan Lataa työpöytäsovellus.

Teamsista voit lähettää kenelle tahansa edu.turku.fi-käyttäjälle kirjoitettuja viestejä tai soittaa heille ääni- tai videopuheluita. Etsi vastaanottaja yläreunan hakutoiminolla ja valitse käyttäjä hakutuloksista klikkaamalla. Voit kirjoittaa viestejä alareunan Kirjoita uusi viesti -kohdassa tai soittaa käyttäjälle yläreunan puhelin- ja kamerakuvakkeilla.

1. Avaa Teamsin sivupalkista Kalenteri
2. Valitse kalenterista tapaamisen päivämäärä ja klikkaa sitä
3. Anna tapahtumalle otsikko sekä alkamis- ja päättymiskellonaika
4. Lisää tapahtumalle ainakin yhden osallistujan sähköpostiosoite. Jos haluat välittää tapahtuman linkin osallistujille muulla tavoin (esimerkiksi Wilman kautta), lisää ainakin oma sähköpostiosoitteesi osallistujakenttään.
5. Tallenna

1. Avaa tapahtuma klikkaamalla sitä Teamsin kalenterissa
2. Valitse yläreunasta Kokousasetukset. Löydät kokousasetukset myös käynnistämällä kokouksen ja valitsemalla kolme pistettä -valikon.
3. Tarkista ainakin odotustila- ja esittäjäasetukset tapahtumaasi sopiviksi.
   • Esittäjäksi määritetyt henkilöt voivat käyttää ruudunjakoa, hyväksyä muita käyttäjiä odotustilasta ja mykistää muita käyttäjiä. Etätunneilla ja isommissa kokouksissa esittäjäoikeudet kannattaa rajat esim. kohtaan Vain minä – voit tarvittaessa etätilaisuuden aikana nostaa toisia henkilöitä esittäjiksi.
   • Odotustilan ohitus kannattaa isommissa tilaisuuksissa säätää kohtaa Kaikki. Jos haluat täyden hallinnan siihen, ketä etätilaisuuteen päästetään, valitse Vain minä.
   • Sallitaanko mikrofoni osallistujille ja Sallitaanko kamera osallistujille -asetukset määrittelevät niiden henkilöiden oikeuksia, jotka eivät ole esittäjiä. Isommissa ja/tai luentomaisissa etätilaisuuksissa osallistujien mikrofoni- ja kameraoikeudet kannattaa sulkea. Mikäli kokouksen keskustelu on käytössä, osallistujat voivat kuitenkin kysyä ja kommentoida sen avulla.
   • Salli kokouksen keskustelu -valinnalla päätät, onko kokouksen chat-toiminto käytössä normaalisti, ei ollenkaan tai vain silloin kun kokous on käynnissä (keskusteluun voi kirjoittaa myös Teamsin Keskustelu-toiminnolla).

Jos olet tapahtumaa luodessa kirjoittanut osallistujien sähköpostiosoitteet osallistujakenttään, heille on automaattisesti lähetetty viesti tapahtumasta.

Jos haluat lähettää linkin muille, saat tapahtuman linkin klikkaamalla ensin tapahtumaa kalenterissa ja sitten kopioikonia (kts. kuva), joka ilmestyy kun viet hiiren verkko-osoitteen päälle. Nyt voit liittää linkin esimerkiksi Wilma-viestiin.

Kokouksen tallennuksen voi aloittaa kuka tahansa oman organisaation käyttäjä. Tallenteen voi kuitenkin tehdä vain yksi henkilö kokousta kohden. Tallennus päättyy kun tallentaja lopettaa sen valikosta tai automaattisesti kun viimeinenkin käyttäjä poistuu kokouksesta.

Teamsissa tiimin kanavalla pidettyjen kokousten tallenteet tallentuvat tiimin tiedostoihin Tallenteet (Recordings) -kansioon. Katso jakamisesta ohje alempaa kohdasta Tiimin tiedostojen jakaminen ulkopuolisille.

Kaikkien muiden Teams-kokousten tallenteet menevät tallennuksen käynnistäneen käyttäjän henkilökohtaiseen OneDriveen, Tallenteet-kansioon. Jos haluat jakaa tällaisen tallenteen, valitse tiedoston kohdalta Jaa => Kaikki, joilla on linkki => Käytä => Kopioi linkki. Jos haluat, että tallenteen voivat katsoa vain oman organisaation jäsenet, valitse jakoryhmäksi ”Kaikki, joilla on linkki” sijaan ”Yrityksen Turun kaupunki, kasvatus ja opetus jäsenet”.

Viestit-välilehdellä voidaan keskustella kirjoittamalla tiimiläisten kesken. Viesteihin voi myös vastata ja muodostaa näin viestiketjuja.

Muuttamalla viestin ilmoitukseksi (Uusi keskustelu => Muotoile => Uusi keskustelu => Ilmoitus) voit tehdä selkeästi näkyviä ilmoituksia muiden viestien sekaan. Ilmoitukselle voi myös valita taustavärin- tai kuvan.

Tiimiläisille voi ajastaa tai käynnistää saman tien yhteisen Teams-kokouksen. Paina yläreunasta Järjestä kokous tai nuolivalikosta Ajoita kokous. Kokouksen linkki näytetään Viestit-välilehdellä sekä tiimiläisten omissa kalentereissa. Jos tällaisiin kanavakokouksiin halutaan kutsua muita mukaan, avaa kokouksen tiedot Viestit-välilehdeltä, kopioi Teams-linkki ja lähetä se esimerkiksi sähköpostilla vastaanottajille.

Kaikilla tiimiläisillä on automaattisesti oikeudet luoda, katsoa, muokata ja poistaa tiedostoja tiimin Tiedostot-välilehdelle. Voit tuoda tiedostoja tietokoneeltasi valitsemalla Lataa palvelimeen => Tiedostot (=yksittäiset tiedostot) tai Kansio (kokonainen kansio tiedostoineen. Tiedostoja voi myös järjestellä kansioihin: luo uusi kansio valitsemalla Uusi => Kansio. Tiedostoja voi tarvittaessa siirtää, kopioida, poistaa tai nimetä valitsemalla kyseisen tiedoston kohdalta kolme pistettä.

Tiimin tiedostojen jakaminen ulkopuolisille

Oletuksena tiimin tiedostoalueelta ei voi jakaa tiedostoja tiimin ulkopuolelle. Tiimin omistaja voi kuitenkin pyytää tiimiin ulkoisen jako-oikeuden lähettämällä tästä sähköpostia TOP-keskukseen Antti Huttuselle, Saila Vistille tai Tero Pelanderille (@turku.fi). Mainitse sähköpostissa tiimin tarkka nimi ja toive ulkoisesta jakamisesta.

Kun ulkoinen jakaminen on tiimissä otettu käyttöön, tiedostoja ja kansioita voi jakaa valitsemalla Tiedostot-välilehdeltä kohta Avaa sovelluksessa SharePoint ja valitsemalla sitten halutun tiedoston tai kansion kohdalla Jaa => Kaikki, joilla on linkki.

Luokkamuotoisissa tiimeissä opettaja Tehtävät-toiminnon avulla luoda tehtäviä, arvioida vastauksia ja antaa oppilaille palautetta. Annetut arvioinnit tallentuvat Arvosanat-taulukkoon, johon kootaan kaikki tiimissä annetut tehtävät kaikkien oppilaiden osalta.

• Tehtävä-tyypin tehtävissä oppilaat palauttavat vastauksena yhden tai useamman tiedoston. Opettaja voi halutessaan valita palautustiedoston muodon tai jopa jakaa esitäytetyn tiedoston, johon oppilaat täydentävät vastauksensa.
• Kysely-tyypin tehtävissä oppilaat vastaavat Forms-kyselyyn. Vastaukset voidaan arvioida Teamsin sisällä ja arvioinnit tallentuvat muiden tehtävien tapaan Arvosanat-toimintoon.

Opettajalla on aina mahdollisuus antaa kirjallista palautetta oppilaiden töistä. Vastaukset voi myös pisteyttää määrittämällä tehtävälle enimmäispistemäärän. Arvosteluasteikot ovat opettajan luomia taulukoita, joiden perusteella arviointi tehdään. Mikäli arvosteluasteikkoon on tehty valinta Pisteet, Teams laskee oppilaan pistemäärän (0-100) automaattisesti opettajan tekemien arviointivalintojen perusteella.

Tehtävän voi ajastaa näkymään oppilaille tietyllä hetkellä. Palautuspäivä-kohdan Muokkaa-valinnalla voit myös määrittää palautuspäivän ja tehtävän sulkeutumispäivän. Kun sulkeutumisajankohta on mennyt, tehtävään ei voi enää tehdä palautuksia.

Eriyttäminen on mahdollista jakamalla eri tehtävät valikoiduille oppilaille. Valitse oppilaat tehtävään kohdassa Määritä kohteelle => Kaikki opiskelijat => Yksittäisiä opiskelijoita.

Ryhmätehtävässä valitut oppilaat tekevät vastaustiedoston yhdessä. Työ arvioinnin voi tehdä kaikille ryhmäläisille kerralla tai oppilaskohtaisesti. Tee tehtävästä ryhmätehtävä valitsemalla Määritä kohteelle => Kaikki opiskelijat => Opiskelijoiden ryhmät.

Lukutaidon edistyminen luo tehtävään tekstin, joka oppilaan tulee lukea ääni-/videotallenteelle. Jos teksti on toiminnon tukemalla kielellä (esim. englanti), Teams tunnistaa käyttäjän lukutaidon tason, merkitsee virheet ja luo raportin edistymisestä. Toimii myös suomenkielisille teksteille, joskin virheet ja muut merkinnät tulee tehdä käsin. Aloita toiminto valitsemalla Ohjeet-kohdasta Liitä => Lukutaidon edistyminen.

Teams Livetapahtuma on suurille osallistujamäärille tarkoitettu verkkotapahtuma, johon valitaan erikseen tuottaja(t) eli tekninen vastuuhenkilö ja esittäjä(t) eli tilaisuudessa esiintyvät henkilöt. Kaikki muut tilaisuuteen osallistuvat ovat osallistujia, jotka pystyvät vain seuraamaan striimiä ja esittämään kirjoittamalla kysymyksiä (mikäli kyseinen toiminto on otettu käyttöön). Livetapahtuma soveltuu hyvin esimerkiksi koulujen ja päiväkotien juhlien ja muiden tilaisuuksien etävälittämiseen. Livetapahtuman voi myös helposti tallentaa.

Ohje Teams Livetapahtuma -striimaukseen (pdf)
Video-ohje Teams Livetapahtuman järjestämiseen

Livetapahtuman luonti aloitetaan Teamsin kalenterinäkymästä. Valitse Uusi kokous -valikosta kohta Livetapahtuma. Ilmoita tapahtuman tiedot sekä esittäjänä ja tuottajana toimivat henkilöt. Valitse tapahtuman tyypiksi Julkinen. Tee myös valinnat tallennusta ja kysymysosiota koskien. Paina lopuksi Ajoita. Kohdasta Hae osallistujien linkki saat linkin, jota voi jakaa esimerkiksi sähköpostitse, Wilmassa tai sosiaalisessa mediassa.

Tuottajaksi ja esittäjäksi määritetyt henkilöt menevät livetapahtumaan samalla tavalla kuin tavalliseen Teams-kokoukseen. Oikeudet määritetään tapahtuman asetuksien perusteella. Jos kysymysosio on tilaisuuden asetuksissa otettu käyttöön, sekä tuottajat että esittäjät voivat nähdä sen ja halutessaan julkaista kysymyksiä ja kommentteja.

Tuottaja valitsee alalaidasta videosisällön (joko videokuva tai ruudunjako), joka välitetään lähetykseen. Tuottajanäkymässä vasemmanpuoleinen ruutu on esitysjono, josta kuvan voi siirtää varsinaiseen lähetykseen oikealla.

Esittäjät voivat käyttää mikrofonia, kamerakuvaa sekä ruudunjakoa – huomaa, että kaikkien auki olevien mikrofonien ääni kuuluu aina suoraan lähetykseen riippumatta siitä, mitä kuvamateriaalia sillä hetkellä välitetään!

Tilaisuus alkaa näkyä vasta kun tuottaja painaa Aloita-nappia ja tilaisuus päättyy tuottajan painaessa Lopeta. Kerran päätettyä tilaisuutta ei voi enää aloittaa uudelleen.

Teams Livetapahtumasta saa kaksi erilaista tallennetta:

• Tallenne osallistujia varten tarkoittaa, että tilaisuuden päättymisen jälkeen sen linkistä näkee tilaisuuden tallenteen. Tätä tallennetta ei voi muokata vaan siinä näytetään koko tilaisuus aloitushetkestä päättymishetkeen.
• Tallenne tuottajia ja esittäjiä varten on videotiedosto, jonka tuottajat ja esiintyjät voivat ladata. Tätä videotiedostoa voi tarvittaessa muokata videoeditorilla ja sen voi halutessaan julkaista esimerkiksi OneDriven kautta tai jossakin videopalvelussa kuten Youtubessa.