Edu.turku.fi-kalenterin käyttäjä (esim. opettaja, rehtori) voi tarkistaa kasvatuksen ja opetuksen palvelukokonaisuudessa työskentelevän turku.fi-käyttäjän kalenterin vapaita ja varattuja aikoja seuraavasti. Muiden palvelukokonaisuuksien turku.fi-käyttäjien kalenteria ei voi tarkastella.
Alla oleva kuvallinen ohje on tehty Outlook 2016 -ohjelmaa käyttäen.
Mikäli käytät sähköpostia ja kalenteria selaimella, avaa erillinen liite:
Varaustilan tarkistaminen selaimella
1) Lähde tekemään kalenterivarausta normaalisti. Valitse Uusi tapaaminen / Uusi kokous / Teams-kokous.
2) Paina painiketta Aikatauluavustaja.
Halutessasi voit jo ennen sitä kirjoittaa kokouksen aiheen, sijannin ja saatetekstin tai jättää ne viimeiseksi.
3) Kirjoita vasemman reunan riveille kokouksesi kaikkien osallistujien sähköpostiosoitteet. Eli esim. turku.fi-käyttäjät muodossa etunimi.sukunimi@turku.fi ja edu.turku.fi-käyttäjät etunimi.sukunimi@edu.turku.fi. Jokainen osoite omalle rivilleen.
4) Kun olet kirjoittanut osallistujat, pystyt aikatauluavustajan näkymästä helposti löytämään ajat, jotka ovat kaikille vapaita (valkoisia).
Kokouksesi ajankohtaa ja kestoa voit muuttaa alaosan valikoista tai siirtämällä ja venyttämällä/kaventamalla pystypalkkia.
Näkymän oikeasta reunasta (ei näy tässä kuvassa) näet myös Outlookin ehdotuksia hyviksi ajoiksi.
5) Jos kirjoitit jo kohdassa 2 kokouksen aiheen, sijainnin ja saatetekstin sekä lisäsit mahdollisen Teams-linkin, voit painaa Lähetä.
Muussa tapauksessa palaa alkuperäiseen näkymään painamalla Tapaaminen ja viimeistele kutsusi ja Lähetä.
Lisävinkki: Edellä esitetty ei ole ainoa oikea tapa. Aikatauluavustajaa voi yhtä hyvin käyttää myös siten, että lisäät osallistujat jo kohdassa 1 valitsemalla Kutsu osallistujat ja vasta sen jälkeen painat Aikatauluavustaja-painiketta. Molemmilla tavoilla saatavuus näkyy kuitenkin aikatauluavustajan puolella.