Tämä muutos koskee opetuksen Office 365 -palvelua ja ensisijaisesti vain opettajia, koska vain opettajat voivat luoda uusia Microsoft 365 ryhmiä.
Mitä?
Uusi ominaisuus otetaan käyttöön Opetuksen Office 365:ssa 2.11.2020. ”Microsoft 365 ryhmät” poistetaan automaattisesti 25 kuukauden kuluttua luomisesta. Teknisesti ”Microsoft 365 ryhmiä” ovat mm. kaikki Teams-tiimit, Outlookin jakelulistat, yms. Ennen ryhmä on ollut ikuinen, kunnes omistaja poistaa sen. Ryhmät säilyivät myös, vaikka omistalla ei enää olisi käyttäjätunusta järjestelmään.
Miksi?
Ennen kuin aloitetaan luomaan Teams-tiimejä automaattisesti Wilman oppilasryhmien perusteella, pitää olla myös sääntö, miten vanhoja ryhmiä poistetaan. Yhtenäistä aikarajaa ei löydetty, joten päädyttiin tähän systeemiin.
Käyttämällä ryhmien automaattista poistumista saadaan ryhmän OMISTAJALLE oikeus päättää, koska ryhmän oikeasti saa tuhota. Poistumisesta varoitetaan omistajaa sähköpostilla 30 päivää, 15 päivää ja 1 päivä etukäteen. Tällöin omistaja voi valita, että ryhmä saa 25kk lisää käyttöaikaa. Lisäksi 30 päivän ajan poistamisen jälkeen omistaja pystyy palauttamaan ryhmän ja kaikki siihen liittyvät resurssit kuten Teams.
Opettajien kannattaa huomioida, että varoitus lähetetään edu.turku.fi-sähköpostiin!
Tietyt resurssit (kuten Teams-tiimi) saavat automaattisesti lisää elinaikaa, jos sen sivuston jäsen käyttää sitä 30 päivän sisällä ennen poistamista.
Entä yli 2 vuotta vanhat ryhmät ominaisuutta käyttöönotettaessa?
Vanhat ryhmät käsitellään niin, kuin niiden aikaraja tulisi täyteen 35 päivän kuluttua ominaisuuden käyttöönotosta. Tämän takia ma 9.11.2020 alkaen kannattaa käydä edu.turku.fi-sähköpostissa tarkistamassa, onko saanut varoitusviestin jonkin ryhmän päättymisestä.
Microsoftin kuvaus aiheesta
https://docs.microsoft.com/en-us/azure/active-directory/users-groups-roles/groups-lifecycle